Как сделать диаграмму в презентации
Диаграмма на слайде должна отвечать на один вопрос — «выросло или упало», «кто больше», «какая доля» — и отвечать за три секунды, пока вы говорите. Вставить её в PowerPoint просто; сложнее выбрать тип и убрать лишнее. Ниже — оба шага.
Как вставить диаграмму
- Выберите слайд и нажмите Вставка → «Диаграмма».
- Слева — типы (гистограмма, график, круговая, линейчатая и другие), справа — варианты. Выберите и нажмите «ОК».
- На слайде появится диаграмма, а рядом — окно с таблицей Excel и примером данных. Замените подписи и числа своими; диаграмма меняется сразу.
- Лишние строки и столбцы удалите из таблицы целиком, иначе в диаграмме останутся пустые места.
- Закройте окно таблицы — данные сохранятся внутри презентации.
Как поменять данные и вид
- Данные: выделите диаграмму → вкладка «Конструктор диаграмм» → «Изменить данные».
- Тип: там же → «Изменить тип диаграммы».
- Подписи значений, легенда, оси: кнопка «+» справа от выделенной диаграммы («Элементы диаграммы»). Подписи данных почти всегда полезнее сетки и оси: зритель видит число, а не прикидывает его по линиям.
- Цвета: кнопка с кистью рядом или «Конструктор диаграмм» → «Изменить цвета». Цвета берутся из темы презентации.
Диаграмма из Excel
Если таблица и диаграмма уже есть в Excel, скопируйте диаграмму там (Ctrl+C) и вставьте на слайд (Ctrl+V). Значок «Параметры вставки» предложит варианты:
- «Использовать конечную тему и внедрить книгу» — диаграмма примет цвета и шрифты презентации, данные поедут внутри файла. Надёжный вариант по умолчанию.
- «…связать данные» — диаграмма будет обновляться, когда меняется файл Excel. Но на другом компьютере связь оборвётся, если книги рядом нет.
- «Рисунок» — диаграмма станет картинкой: выглядит так же везде, но числа уже не поправить.
Какую диаграмму выбрать
- Изменение во времени (по месяцам, годам) — график (линия) или гистограмма. Линия, если точек много; столбцы, если их до десяти.
- Сравнение нескольких вещей — линейчатая диаграмма (горизонтальные полосы), отсортированная от большего к меньшему. Длинные подписи в ней помещаются лучше, чем под вертикальными столбцами.
- Доли целого — круговая или кольцевая, но только если долей до пяти и они заметно различаются. Восемь узких секторов не различит никто — лучше полосы.
- Не числа, а схема (этапы, иерархия, цикл) — это не диаграмма, а SmartArt: Вставка → «SmartArt».
- Объёмные (3D) диаграммы не берите: перспектива искажает размеры, и столбец сзади кажется меньше, чем есть.
Как сделать, чтобы её поняли
- Заголовок слайда — вывод, а не тема. Не «Продажи по месяцам», а «Продажи выросли в полтора раза за полгода». Тогда зритель знает, что искать на диаграмме.
- Выделите главное цветом. Нужный столбец — цветом акцента, остальные — серым.
- Уберите лишнее: линии сетки, легенду, если серия одна, десятичные знаки, которые никто не прочитает.
- Подпишите единицы: «тыс. руб.», «%», «чел.» — на оси или в подписях.
- Одна диаграмма на слайд. Две рядом заставляют сравнивать их, а вы в это время говорите о третьем.
Анимация диаграммы
Если нужно рассказывать по шагам, выделите диаграмму, добавьте анимацию «Появление» или «Возникновение» на вкладке «Анимация», затем в «Параметрах эффектов» выберите «По рядам» или «По категориям». Столбцы будут появляться по одному с каждым щелчком.
