Отчёт о проделанной работе
Отчёт читают, чтобы ответить на два вопроса: сделано ли то, о чём договаривались, и что делать дальше. Всё остальное в нём — обслуживание этих двух вопросов. Отчёт, который перечисляет активность вместо результата, вызывает третий вопрос: чем вы, собственно, были заняты.
Структура по слайдам
Порядок не случайный: он повторяет ход мысли того, кто отчёт принимает.
- Титул. Период, автор, подразделение. Без периода отчёт нельзя подшить и нельзя сравнить со следующим.
- Что планировали. Задачи периода в том виде, в каком они ставились. Не переписывайте их задним числом под то, что получилось — это заметно.
- Что сделали. Выполненные работы с объёмом и сроком. Здесь глаголы совершенного вида: «запустили», «согласовали», а не «занимались», «работали над».
- Результат в цифрах. Две-четыре метрики с базой сравнения: было — стало — за какой срок.
- Что не успели. Незакрытые задачи, причина и новый срок. Отдельным слайдом.
- Выводы. Что сработало и что вы меняете в подходе. Это то, что отличает отчёт от табеля.
- План на следующий период. Задачи, приоритеты и что нужно от руководителя.
Почему невыполненное — отдельный слайд
Соблазн убрать несделанное в мелкий шрифт понятен и всегда выходит боком. Руководитель знает, что стояло в плане; отсутствие пункта он читает не как «всё сделано», а как попытку это скрыть, и дальше проверяет остальное с недоверием.
Обратный ход работает лучше: назвать невыполненное самому, с причиной и новым сроком. Это переводит разговор из «почему не сделано» в «что нужно, чтобы сделать», а второй разговор гораздо продуктивнее.
Цифры, которые считаются аргументом
Метрика без базы сравнения — не метрика. «Обработали 340 заявок» ничего не значит, пока не сказано, сколько было в прошлом периоде и сколько планировалось.
Хороший формат — три числа в строке: было, стало, за какой срок. Если сравнивать не с чем, потому что процесс новый, так и напишите: «первый период, дальше сравниваем с этим».
Не подгоняйте показатели под красивую картинку. Метрика, выбранная задним числом за то, что она выросла, вскрывается одним вопросом: «а что с той, о которой договаривались в начале?».
Отчёт за месяц, квартал и год
За месяц — короткий, пять-семь слайдов, упор на «сделали» и «не успели». Выводы часто лишние: за месяц подход не меняется.
За квартал — добавляется динамика: график по месяцам и сравнение с предыдущим кварталом. Здесь уже уместны выводы и корректировка плана.
За год — сравнение с целями года целиком, а не сумма четырёх кварталов. Годовой отчёт, собранный склейкой квартальных, теряет главное: сошлось ли с тем, о чём договаривались в январе.
Частые ошибки
- Список активности вместо результата. «Провели 14 совещаний» — это затраты, а не результат. Результат — что изменилось после них.
- Отсутствие плана на следующий период. Отчёт без него не заканчивается решением, и встреча повисает.
- Слайды-простыни. Пятнадцать пунктов мелким шрифтом читать никто не будет. Детали — приложением, на слайд выносится главное.
- Оценки вместо фактов. «Значительно улучшили» без числа — это мнение. Мнение в отчёте о работе не аргумент.
